预算管理

可报销费用的奖励文件通常会详细说明要遵循的预算。授予文件还将提及允许预算调整的程序。

有些奖项需要赞助商事先批准所有预算调整；其他国家允许在未经事先批准的情况下进行某些调整；有些不需要任何事先批准。对于所有可偿还费用的奖项，必须填写预算修订申请表格。

请与您的奖后补助金管理员联系，以帮助填写表格。

与可报销费用奖励有关的费用分摊帐户也需要填写预算修订表格。

在某些情况下，财务系统预算没有进入费用实际出现的预算类别。例如，对于联邦奖励，1 000至5 000美元之间的设备采购被列为供应品。但在联合国办事处系统中，这些采购被列为设备。如果在合同最终确定时将预算作为供应品录入，则在购买设备时将出现错误。

在这种情况下，可以完成预算修改表单，并说明财务系统预算需要与批准的费用相对应，或者可以通过电子邮件处理调整。电子邮件或表格必须与奖励文件一起保存。

事先批准情况的例子

请参考您的奖励文件了解具体要求。但是，根据2 CFR Part 200的规定，在以下情况下，通常需要事先获得保荐人的批准：

• 在提案或奖励文件中未提及的情况下支付额外补偿
• 减少对学生的支持
• 减少参与者的资金
• 购买额外的或不同的设备
• 增加国际旅行
• 添加分包商
• 更改提案或批准的预算中提及的关键人员的姓名
• 更改提案或批准的预算中提及的分包商名称
• PI没有参与项目超过3个月，或者投入项目的时间减少了25%
• 更改项目的范围

获得保荐人批准

经费支出或者变更项目范围前，应当取得发起人批准；在购买物品或雇用个人之后，不应该这样做。

获得批准的程序对每个保荐人来说都是不同的。有些需要正式的请求，如PI和中文网站研究办公室签署的备忘录，而其他将接受PI的非正式电子邮件。一些提交将通过赞助商的在线系统处理，而其他将通过电子邮件完成。中文网站研究管理员可以提供帮助。

一般来说，请求应包括变更的理由和拟议的新预算。发起人不得批准预算变更。如果需要发起人批准而发起人不批准，奖助金管理人将不会处理预算调整。

发送给赞助商的预算修改请求将与赞助商的回复一起存档。

填写预算修改请求表。

固定价格授予文件——通常是合同——不指定预算细目。相反，这些文件规定了将根据任务完成情况或交付成果支付给工发组织的固定数额。

但是，为了便于在联合国办事处的财务系统中使用这些资金，有必要编制详细的预算。中文网站研究管理员（RA）将要求首席中文网站研究员（PI）准备预算。

由于预算通常不交给发包人批准，也不是已执行合同的一部分，因此在项目生命周期内，预算可以根据需要进行修改，而无需发包人批准。必须审查合同，以确保没有涉及预算调整的条款。

当一笔费用交易由于预算资金不足而未能通过预算检查时，中文网站研究拨款管理办公室将审查项目报告，并确定是否有足够的资金在另一个预算类别中用于所需的金额。拨款管理员将通过电子邮件向PI发送报告副本，并要求PI批准在适当类别中减少拨款。如果需要，PI可以建议不同的类别。补助金管理员将根据邮件回复在财务系统中进行调整。邮件要和文件一起保存，以防项目过程中对调整有疑问。