物业管理操作程序

1. 物业经理-指定的大学员工，负责管理大学内所有动产（改编自LAC Title 34 Part VII 301 & 305）。
2. 动产-大学拥有的所有有形的、非消耗性的财产，但经专员特别豁免的财产除外（改编自LAC Title 34 Part VII 101）。
3. 供应品-正常使用不超过一年的物品（LAC Title 34 Part VII 307）。
4. 应清点的财产项目-路易斯安那州首次购买时“原始”购置成本为1,000美元或以上的所有动产项目，所有礼品和其他财产的公平市场价值为1,000美元或以上，所有武器，无论成本如何，但第307条明确排除的物品除外。F和G，必须放在库存上。术语“可移动”将这类设备与作为建筑物或结构的永久部分连接的设备区分开来。物品通过正常使用的预期寿命必须在一年以上。所有合格物品的采购都必须贴上经行政专员批准的识别标签，该标签应具有唯一的识别号码，并且必须在收到这些物品后60天内记录所有相关信息（LAC Title 34 Part VII 307）。

*注：为了澄清问题并使这些术语适应新奥尔良大学目前使用的术语，术语“可移动设备”今后将用于指《国家财产控制规则和条例》中定义的“待售财产项目”。

5. 剩余财产-任何被认为对该机构没有进一步用途的可移动的国家财产（LAC Title 34 Part VII 101）。被联邦法规称为“超额”。
6. 部门设备保管员-由部门主管指定的个人，负责管理本部门的所有动产，并遵守大学有关动产的政策和程序。
7. 设备受托人-被委托管理联合国大学拥有的设备的大学雇员。这个人负责保管联合国办事处的设备，直到归还给他/她的部门设备保管人为止。每个设备受托人必须填写一份TK体育设备受托人表格，并确保将表格交付给TK体育财产控制部门。
8. 合同官员-有权签订、管理和/或终止合同并作出相关决定和调查结果的人。该术语包括在合同官员授予的权限范围内行事的合同官员的某些授权代表。行政合同官员（Administrative contracting officer， ACO）是指管理合同的合同官员。“终止合同人员（TCO）”是指处理终止合同的合同人员。一个单独的合同官员可能负责任何或所有这些领域的职责。在本条例（48 CFR第1章）中，对行政合同官员或终止合同官员的提述并非——(1)要求在特定办公室或活动中履行职责，或(2)以任何方式限制合同官员履行适当分配的任何职责。(2.101)。
9. 政府提供的财产-由政府拥有或直接取得，随后交付或提供给大学的财产（改编自FAR 45.101）。
10. 承包商获得的财产-承包商为履行合同而获得或以其他方式提供的财产，政府拥有所有权（FAR 45.101）。
11. 政府物业-由政府拥有或租给政府或根据合约条款由政府取得的物业。它包括定义的政府提供的财产和承包商获得的财产（FAR 45.101）。

1. 大学院系负责人-财产保管的责任由大学院系负责人负责。大学院系负责人负责院系内所有可移动设备。所有部门主管都必须指定一名部门设备保管人，并向物业管理部门报告其指定保管人的任何变动。

1. 在员工离职时，部门主管必须向离职员工提供AP-BA-26.2《员工与学校终止雇佣关系的许可书》（2014年4月11日修订）的副本。此AP要求所有员工与Property Control结帐。

2. 部门设备保管员-该个人将保留这些程序的副本，并履行以下职能：
    
   1. 保留最新的移动设备部门档案。
   2. 协助物业管理人员定位和固定每件可移动设备的库存标签。
   3. 向物业管理部门（通过填写适当的表格）报告任何转移到其他部门的物品（部门间财产转移表格），丢失的物品（财产删除请求），要交易的物品（财产删除请求），或不再需要的物品（财产盈余表格）。
   4. 如果物品被盗，确保立即联系大学警察。
   5. 协助物业控制完成本部门设备的年度盘点。
   6. 确保部门员工了解财产控制程序以及AP-BA-29.2员工对笔记本电脑的个人责任（2014年3月21日修订）
   7. 与物业控制沟通所有有标签设备的位置变更（建筑和房间）。
3. 设备维修-当设备离开校园进行维修时，部门设备保管员必须保存完整的交易记录。当设备被取走修理时，设备保管员必须保留一张收据，注明库存编号和序列号。如果设备被邮寄到修理厂，采购订单或要求维修的信件的副本，带有库存编号和序列号的说明，以及运输收据（如果有的话）必须在部门存档，直到设备被退回。当设备被退回时，应检查设备是否仍有其库存编号。如果库存标签丢失，请立即联系属性控制，以便重新标记该物品。然后可以从活动文件中删除接收记录。
4. 使用大学物业-大学设备只能用于履行大学职责
    
   1. 当大学的任何教职员工必须将大学设备带出校园时，在将设备带出校园之前，必须填写“设备受托人”表格并将其转发给物业管理部门。只有那些必须遵守AP 2.09员工终止与大学的雇佣许可（2004年10月1日修订）的员工才允许成为设备受托人。
       
      1. 由于笔记本电脑通常会被带离校园，因此学校的政策是要求每台笔记本电脑都分配给一个负责的人，并随时知道它的下落。“设备受托人”表格是这方面的正式记录，必须由部门填写并存档，并将副本转发给物业控制。
      2. 退还给部门的笔记本电脑必须分配给其他员工。部门保管人将被列为设备的受托人，直到一份新的表格被送到物业控制部门。
      3. 所有未分配的笔记本电脑（即新获得的，以前未找到的，退回的等）的受托人是部门设备托管人，直到财产控制收到指定新受托人的设备受托人表格。
   2. 学生不应将TK体育的动产从校园中移走。学生在参加经批准的大学课程时，只能将大学拥有的动产带离校园。例如，可以向参加乐队或合奏小组的学生借出乐队乐器。管理大学批准项目的部门将向物业管理部门提供一份供学生检查的物品清单，并附在“设备委托”表格上。如有更改，本署会更新清单，并将更新后的清单提供给物业管制组。本系将维持一个内部检查系统，以便学生根据需要检查设备的进出。

每件符合“需要盘点的财产”定义的物品必须在收到后60天内用大学识别标签进行识别。物业管理部门负责物业标识和物业标识的维护。此外，识别号码可以用不可磨灭的墨水和/或雕刻工具镌刻。

1. 设备购置-购置的设备将列入存货，说明如下。
    
   1. 从一般资金购买-用国家资金购买的设备将被标记并添加到库存中。
   2. 拨款购买
       
      1. 设备所有权归大学所有-当设备是用补助金购买的，设备的所有权在大多数情况下归大学所有。设备将被标记，添加到库存中，如果资金来源是联邦政府，则在描述字段的末尾放置“FED”字样。
      2. 设备所有权归属联邦政府-如果设备所有权归属联邦政府（政府财产），除上述步骤外，第VI节-联邦财产管理程序中的所有程序也将适用。对设备的价值采取以下特殊措施：物品的价值为零。补助金到期后，将根据设备的处置指示，采取行动清理我们的记录。在大多数情况下，所有权将移交给大学，在这种情况下，将进行成本调整以反映财产的价值，取代零金额。如果它被从大学移除，它将从库存中删除。这一程序使联合国大学能够为了保险和问责的目的，在不歪曲财务记录的情况下，保持对联合国办事处拥有但不属于该组织的设备的控制。
   3. 租赁设备（经营租赁）-大学租赁的设备（不包括车辆）不会分配库存编号或添加到库存中。它们将只在部门备忘录记录中被记录，但是，所有租赁车辆将被分配一个库存编号并放入库存中。
   4. 租赁购买（资本租赁）-可选择购买的租赁设备将在租赁开始时以租赁的全部金额添加到库存中。
   5. 分期付款购买-分期购买设备时，设备将在取得时按所有付款的总额记入存货。
   6. 捐款-有兴趣向大学捐款的人士应与大学发展办公室联系以获取指示。大学的政策是将所有捐赠的设备捐赠给联合国大学基金会并由其接受。所有可移动设备的捐赠必须立即报告给联合国组织基金会。联合国大学基金会将每季度向大学捐赠所有有用的财产。捐赠的设备只有在联合国大学基金会的捐赠法案被授权的大学官员，财务服务副校长和主计长或其指定人员接受后才成为大学的财产。大学只接受其认为有用的设备捐赠。如果捐赠者要求R-3400表格（捐赠证明或复杂和技术性质的财产捐赠），大学将直接接受捐赠。R-3400表格将由捐赠者填写，一旦授权的大学官员，财务服务副校长和主计长或其指定人员签署表格，设备将成为大学的财产。如果捐赠的设备是新的，捐赠者有发票或收据的副本，发票或收据的金额将是该设备的价值。如果捐赠的财产不是新的，捐赠人提供发票或收据的复印件，将采用直线折旧。对于计算机和电气设备，价值将通过使用5年折旧计划来确定。对于机械设备和所有其他设备，将使用7年折旧计划。所有设备在完全折旧时的残值为零。在其他情况下，大学将通过分析当前类似设备的在线拍卖或通过使用其他公平方法获得评估价值。所有价值在1,000美元或以上的捐赠设备将由财产控制部门标记并添加到主库存清单中。大学只接受对大学有用的捐款，并保留接受或拒绝捐款的权利。
   7. 设备贷款-从私人或联邦来源向大学短期贷款（六个月或以下）的设备将不会被分配库存编号或添加到库存中。只会在部门备忘录记录中记录。从私人或联邦来源长期借给大学（超过六个月）的设备项目将被分配库存编号并添加到库存中。贷款协议的副本将转交给物业控制。物业管理部将把设备添加到主库存清单中。金额将记为零（以保持财务记录正确）。对于私人来源的贷款，采购订单将记录为“proloan”。对于联邦贷款，采购订单将被记录为“FDLOAN”。财产控制部将保存私人和联邦设备贷款的特殊文件，其中包含与贷款有关的所有信息。当设备被归还时，它将从库存中删除，文件将从文件中删除，标记归还日期并归档到不活跃的贷款文件中。
2. 设备的转让和删除-当动产在大学内转让或从大学的库存中退役时，需要采取以下程序。如果一件物品被转移到国家盈余，转移到另一个国家机构，如果它被偷了，需要报废（因为它被毁了），或者如果它将被拆卸成零件或以旧换新，则由财产控制部门填写国家表格BF-11。表格BF-11是对国家的请求，允许财产控制部门从库存中删除项目。在收到路易斯安那州财产援助机构（LPAA）的表格BF-11副本，并填写第II节“仅供行政部门”并签署批准后，不得以任何方式处置或转移出大学。部门应通过向物业管理部门转发“物业转移”或“物业删除请求”表格来启动这些行动。

“物业转移”表格必须在下列情况下使用：

• 将设备转移到大学的其他部门；
• 将设备转移到物业控制仓库。

在下列情况下，必须向物业管理中心提交“物业删除申请”表格：

• 一件东西被偷了，
• 一件物品被毁了，
• 一件物品要拆成零件，
• 一件物品要以旧换新，
• 将某一项目移交给其他国家机关
  
  
  • 大学内部的财产转移-将物品从一个部门转移到另一个部门，发送和接收部门都必须通知财产控制部门。
  • 剩余财产-所有设备应在使用或申报“剩余”，按照这些程序，以符合国家和联邦法规。一旦部门确定设备是多余的，部门必须通过电子邮件、备忘录、传真或在线表格“财产转移”通知物业控制，启动处置程序。然后将安排设备的移除。如果确定大学不需要该物品，财产控制部将填写表格BF-11，将该物品转移到巴吞鲁日的国家仓库。填妥的BF-11表格将转交给LPAA审批。收到经批准的BF-11表格后，物业管理部将与LPAA安排取回对大学不再有用的设备。由于空间限制，联合国办事处将多余的设备运送到国家仓库可能更为方便。一旦州政府收到设备，他们将签署并将表格BF-11的粉色副本交还给物业控制部门以供我们记录。多余的设备将从库存中移除。
  • 被盗设备-如果有物品从校园被盗，该部门必须立即通知校园警察并遵守他们的政策。调查人员将完成一份警方报告。部门设备保管员必须填写“财产删除请求”表格，注明警察报告号码，并将表格连同警察报告副本一起转发给物业控制。如果物品在校外被盗，必须通知相应的警察机构。如上所述，部门设备保管人必须填写“财产删除请求”表格，注明警察报告号码，并将表格连同警察报告副本一起转发给物业控制。在上述任何一种情况下，应通知大学风险管理办公室。保管人应在警方报告中包括标签号和序列号。如果警方报告指出有人强行进入，物业控制部门会将表格BF-11和警方报告副本转发给LPAA。收到批准的BF-11表格后，设备将从库存中移除。
  • 报废-当一个项目是在如此糟糕的形状，它是无法修复或重复使用的大学或国家，部门可以要求报废设备。必须填写“属性删除请求”表格并将其转发给属性控制。然后，物业控制部门将向LPAA提交一份BF-11表格，请求允许废弃设备。如果获得批准，设备将由物业控制或设施服务部领取，并以适当的方式处理。这些物品将从库存中移除。如未获批准，设备将被申报剩余，并出具新的BF-11表，财产将被转移给LPAA。除非LPAA（路易斯安那财产援助机构）通过财产控制部门批准，否则不得处置任何设备。
  • 拆卸部件-如果一个部门希望拆卸一台设备的部件，必须填写“财产删除请求”表格并转发给财产控制。然后，物业控制将填写表格BF-11并将其发送给LPAA。当表格BF-11获得批准后，物业管制会通知本署，并附上已批准的表格BF-11副本。经批准后，本部门可将设备拆为零配件。如果表格BF-11未获批准，设备不得拆除。经批准后，物业管理部将从库存中移除拆除的设备。除非LPAA（路易斯安那财产援助机构）通过财产控制部门批准，任何形式的设备都不得拆除。
  • 以旧换新——采购办公室以旧换新，必须按照国家采购规定征求竞争意见。报价必须包括设备的购价和以旧换新所允许的金额。物业管理部门必须向LPAA提交一份BF-11表格，连同竞争证据，供其批准。经批准，设备可以以旧换新。新项目应按其总值计入存货。交易的物品将从库存中移除。
  • 机构间转移-如果TK体育有其他国家机构需要的多余设备，则由TK体育填写表格BF-11以请求机构间转移。经LPAA批准后，接收机构将收到几份经批准的BF-11表格副本。当实际领取材料时，接收机构将在标有“接收机构”的框中签名，并将所有副本退还给LPAA，除了黄色副本，他们将保留其记录。然后，LPAA将把一份副本转发给TK体育财产控制部门以供我们记录。转移的设备将从库存中移除。
  • 路易斯安那州以外的可移动设备的转让-使用任何来源的资金购买的设备将被视为TK体育的财产，因此，路易斯安那州的财产，除非赠款中规定的指导方针要求所有权由另一方保留。首席研究员将研究和/或设备转移到另一个机构时，必须首先获得他/她的系主任/主任、院长/副校长、研究办公室、新机构和资助机构的书面批准。此外，路易斯安那州财产控制规则和条例要求在转移/移除任何可移动设备之前，通过TK体育财产控制管理办公室获得LPAA的书面批准。要求转移/移除设备的首席研究员应留出足够的时间。
  • 按原样在哪里销售——有时将多余的设备转移到国家仓库可能是不可行的。这些设备可能太大，运输起来不经济。在这些情况下，表格BF-11可能会转发给LPAA，要求按“现状，地点”进行销售。这类处置的适当程序在《国家财产管理条例》中有规定。在LPAA批准之前处置任何财产是违反大学政策的。如果获得批准，这些物品将从库存中移除。
  • 用联邦基金购买的设备的处置-这适用于由大学拥有但用联邦基金购买的设备。只有当大学收到授权机构的决定，表明该机构要求将出售剩余设备的资金退还给授权机构时，才会提交BF-11表格，并勾选“联邦基金”。

3. 合并库存项目-如果财产控制部门认为将单个财产编号下的标记项目合并将更好地反映财产的真实状态，则财产控制部门将1)向路易斯安那财产援助机构提交一份转让请求-要合并的每个财产编号的库存调整，2)经州政府批准，将单个项目的价值增加到合并项目的数量，3)记录变化。这种影响不会导致大学库存的总美元价值发生变化，只会导致件数发生变化。
4. 设备规划采购-每月或根据需要，会计服务部将通过路易斯安那州设备规划和控制部门向物业控制部门提供有关设备采购的信息。有了这些信息，设备将被标记并添加到主库存清单中，费用由路易斯安那州设施规划和控制部门支付。

条例要求工发组织在自上次实际盘存以来不超过12个日历月的每个财政年度对所有可移动设备进行盘存。

1. 截止日期-将确定年度盘点的截止日期。在此日期之后，已购买的物品将不会反映在年度库存表上。
2. 盘点规则
    
   1. 物业控制部将安排部门的设备保管员开始扫描他们的实物库存。保管人必须能在以下方面协助物业控制：
       
      • 挨家挨户搜查，扫描所有物品，
      • 在所有存储区域，如仓库、储物柜、橱柜等，搜查可移动设备。
   2. 初始扫描后，属性控制将把结果上传到主库存中。将生成一份报告，列出尚未扫描的所有项目。
   3. 报告将发送给设备保管人作进一步调查。然后，海关会进行全面搜查，找出未扫描的物品。清单上的项目可分为两类。
       
      • 未找到的物品-广泛搜查后未找到的物品将由财产控制部门转入暂记帐户，并在部门负责人审查后向国家报告。
      • 已转移项目-已转移到其他部门的项目将需要进行验证。一旦核实，物业控制将更新主库存。
   4. 部门负责人将收到一份备忘录，供他/她审阅，其中列出了所有因未找到而应放入暂记帐户的项目（如果有的话）。部门主管必须签署并将备忘录交回物业管制，以证明他/她知道部门的失物。这些物品已从该部的库存中删除。
   5. 该部门将收到反映所有已知定位物品的最新库存清单。必须审查该清单以确定下列两种可能的情况：
       
      1. 额外编号的物品-手上有标签的物品没有出现在部门的库存上（在初始扫描过程中没有看到）。财产控制部门必须首先检查，以确保该物品在库存截止日期之后没有付款，并进行相应的调查。
      2. 未标记物品-手头上没有标记的物品。在考虑标记之前，必须得出结论，该项目符合以下几个标准：

         *物品必须属于大学所有，或已委托大学保管六个月或以上。*必须是先前定义的可移动设备。*它必须是一个独立的单位，而不是另一个更大单位的一部分。

      如果一个未标记的项目满足上述条件，Property Control将检查该未标记项目的序列号，看它是否与主清单上的序列号相匹配。如果是，属性控件将重新打印条形码并将其附加到项目上。如果序列号未在主列表中列出，则Property Control将标记该项目并添加它。本部门必须立即向物业管理部门报告任何最后调整，以便更新和完成库存。对报失和确认为遗失的物品，将记入暂记帐。三年后，该账户中剩余的所有物品将被发送给LPAA，并提交BF-11表格，要求从库存中删除。经批准后，这些项目将被淘汰。

   6. *注-对于政府财产，除第vi节联邦财产管理程序所载的程序外，还适用上述程序（第I - v节）
3. 违规处罚（香港法例第34章第VII部901）

在符合国家最大利益的情况下，专员应有权力制定必要和合理的条例和命令，以执行本条例的规定。当发现机构不遵守本条例时，专员有权援引以下任何和所有行动。

1. 收回有关物业经理的诚信履约证明书。
2. 只有在专员批准的情况下，才能采取行动限制或要求收购动产，直到完全遵守动产法规为止。
3. 撤销或者限制动产的购买权。
4. 合同中，以牺牲不合规机构的资源为代价，解决合规问题

1. 财产管理（功能区1）以下程序专门适用于政府财产，必须遵循以确保大学符合以下规定：管理预算办公室OMB通告A-110，国防部4161.2-M合同财产管理执行手册，联邦采办条例（FAR）第45部分，国防联邦采办条例补充DFAR 245.5。
2. 收购（功能区2参见第IV节A）大学获得政府财产有两种方式之一：1)政府直接向大学提供设备（政府提供的财产）或2)政府授权大学购买设备（承包商(TK体育)-获得的财产）。在大多数情况下，大学购买设备。购买政府物业的审批必须按照大学与政府签订的合同中列出的具体指示进行。所有使用联邦资金购买的设备将在“描述”字段的末尾注明“FED”。
    
   1. 为确保符合管理及预算局通告A-110的规定，物业管制会记录以下资料：
       
      • 设备的描述；
      • 制造商的序列号、型号；
      • 设备来源，包括获奖编号；
      • 头衔归属于谁；
      • 收购日期;
      • 位置和状态（所有被标记并放入库存的设备被认为处于“良好工作状态”，直到物业控制另有决定或直到物业控制收到相反的通知）以及报告信息的日期；
      • 单位购置成本；
      • 最终处置数据（处置日期、销售价格或用于确定当前公平市场价值的方法，其中TK体育向联邦授予机构补偿其份额）。
   2. 除了OMB-A110要求的信息外，物业控制还将记录以下信息：
       
      • 业务接触点
      • 技术接触点
      • 子项目编号
3. 接收（功能区3）新奥尔良大学没有一个集中的接收部门。大学和政府的财产直接送到各部门接收和检查。本部门将在收到设备后对设备进行彻底检查，以确定设备是否符合订购要求，并且没有隐藏的损坏。如果货物与订单不符，应立即通知采购部门，并在装运单据上注明。如果设备是由分包商获得的，则遵循相同的程序，但他们将通知自己的采购部门解决差异。
4. 识别（功能范围4参见第三部分）大学的财产管理人员负责识别和贴上所有收到的政府财产的标签。设备收到后，物业管理部门将对设备进行定位，并在设备的显眼位置贴上大学和联邦标签，以免干扰设备的操作。物业管理部将根据采购订单上指定的帐号来识别政府设备。如果标签不能应用于设备，财产控制代表将在采购订单上标注设备为“不可标签”。然后将标签贴在采购订单上，并保存在文件中，以便于识别。所有相关信息随后被转移到主库存数据库。作为现有部件的一部分的物品将其价值添加到现有物品的单位成本中，以反映更新后的价值。将向分包商提供所购设备的必要标签，并要求在收到和检查政府财产时对其进行标签（见第M段分包商控制）。如果标签意外或错误损坏、污损或移除，设备必须重新贴上标签，并相应地更新所有记录。当设备以旧换新、报废或处置时，标签应移除。
5. 记录（功能区5，参见第IV节A2）物业管理部门维护大学的官方物业记录。这些是所有资本设备和非资本设备的官方财产记录。院系系统不会被认可为大学财产记录的官方方式。这些记录还包括分包商拥有或控制的财产。在学校制造的设备将在通知物业控制中心制造完成时进行记录。
6. 运动（功能区域6参见章节II D和IVB）
7. 保管（功能区7）妥善保管财产，确保妥善存放、识别和负责。当设备暂时闲置，但需要授权以后使用时，各部门必须确保设备的储存有足够的安全保护。此外，必须对可能受到腐蚀、湿度、温度、昆虫、啮齿动物的物品进行控制和检查，以限制盗窃、水损坏等。对高度敏感的物品应采取特别措施。这些物品应锁在集装箱内或以一种提供高度安全性的方式（即将船放在一个受保护和上锁的院子里）。重要的是，对储存的设备进行审查，以便可能的利用或处理处置。储存相当长一段时间的设备是申报过剩的候选者。
8. 实物清查（职能领域8参见第V部分）在政府合同终止或完成后，大学应执行并要求每个分包商执行适用于合同的所有政府财产的实物清查，除非联邦政府放弃清查。
9. 报告（功能区9）联邦采购条例（FAR）第45-505-14部分，OMB通告A-110子部分C.33和DoD4161.2-M要求大学向资助管理办公室提交大学保管的所有政府财产的年度清单报告。报告应包括截至9月30日的所有财产，并应不迟于同年10月31日提交。这份报告可能是负面的。由联邦政府或其他赞助机构授权的报告要求大学部门协助，以满足报告要求。财产控制将负责从正式设备记录中收集数据并按要求提交。大学研究办公室将在授予任何分包合同后通知物业控制。分包商将向物业控制部门提交必要的数据，以便将这些信息纳入报告。所有政府财产的最终盘存报告应在协议期满后90天内提交。然而，这份报告可能是负面的。该表格由物业管制组提交予认可的政府拨款管理办事处，以作合约结清及最后的物业处置及帐目核对之用。
10. 当材料（供应品）被购买并制造成“资本设备”（通过将分立的组件/和/或材料组合成一个可识别的单元而建造和开发的设备）时，该项目必须添加到大学的库存中。联邦法规要求，如果成品制造的单位成本为5000美元或以上（国家财产为1000美元或以上），并且使用寿命超过一年，则应作为设备在库存中报告。制作完成后，保管部门应通知物业管理部门并提供物品的价值（各部分的总和）。属性控件将适当地标记项。
11. 设备的使用（功能范围11）除非在授标协议中另有说明，否则根据政府合同购买的设备的使用应受到限制。为另一合同使用政府财产必须得到书面批准。此外，OMB通告a -110规定“除非联邦法规明确授权，只要联邦政府保留对该设备的权益，否则接受者（新奥尔良大学）不得使用用联邦资金购买的设备向非联邦外部组织提供服务，费用低于私营公司对同等服务收取的费用”。应定期审查设备需求，以便发现多余的设备，并相应地处理设备。保管部门将把属于政府的多余设备报告给财产科，财产科随后将要求政府作出处置指示。
12. 维护（功能范围12另见章节II C）保管部门应提供必要的维护，使所有设备保持在收到的状态，以确保设备的最大使用寿命。此外，对于政府物业，管理部门必须实施预防性的维修计划（即定期清洁、润滑、校准和检查）。在进行任何由联邦政府承担费用的重大维修之前，管理部门必须获得政府合同官员的书面批准。保管部门须备存维修保养行动的记录，以及在检查中发现的政府物业的缺陷。
13. 分判商管理（职能范围13）大学负责分判商拥有的所有政府财产。大学应要求每个分包商遵守这些指示中的所有要求，并以适当的方式和频率向大学提交财产报告，以便大学在其向州和政府提交的报告中报告分包商拥有的政府财产。有关政府财产的指示将在授予时由联合国办事处研究处提供给分包商。（见联合国组织分包商财产管理说明）。大学应要求所有拥有或控制政府财产的分包商充分照顾和维护该财产，并确保仅在该特定合同授权的情况下使用该财产。分包商使用的盘存程序必须符合大学、国家和政府的要求。
14. 处置（功能区14参见IV B）当确定政府财产超出合同要求时，就开始处置政府财产。过度行为发生时应及时披露。政府财产如超出某一特定合约的范围，应先由大学部门进行甄别，以排除其他合约的需要，然后由大学宣布为超额。如果大学内部需要设备，则应向合同官员申请转让设备的权力。如果没有必要，财产控制部门将向合同官员提交一份说明多余设备的信函，要求其作出处置指示。此外，所有遗失、损毁或毁坏政府财产的个案，必须由物业管制处向合约主任报告。如适用，还必须向合同官员提供一份警察报告。在合同官员提供指示之前，不能采取从财产记录中删除设备的行动。一旦收到处置指示，物业控制部将协助处置。这些程序适用于被宣布为剩余（超额）、被盗、报废、拆卸部件、以旧换新或转让给其他合同或机构的政府财产。
15. 合同财产关闭（功能区域15）在收到大学研究办公室关于政府合同终止或完成的通知后，如果需要，财产控制部将对适用于合同的所有政府设备进行实物清查，并确保所有大学官方记录相符。这将在管理部门的协调下完成。财产控制部门将在90天内向合同官员提交一份“最终财产报告”，要求处理指示和/或免除责任。然而，这份报告可能是负面的。如果适用于已完成合同的设备被授权用于后续合同，合同官员可以放弃收尾要求。在这种情况下，在保管部门的协助下，财产管制处将提供一份书面说明，说明记录余额已转出，并说明联合国大学接受根据后续合同条款对设备的责任和交代。

这些程序是对大学物业管理操作程序的补充，所有分包商必须严格遵守所有程序。这包括但不限于政府财产的控制、保管和处置：OMB通告a -110和FAR第45.510部分适用于大学签订的政府财产可能受分包商控制的每项协议。当分包商拥有政府财产时，大学将确保分包商拥有符合本条例的联邦批准的财产制度。但是，新奥尔良大学对分包商拥有的所有政府财产负责。分包商必须遵守其分包合同中有关政府财产的所有适当规定。

1. 获取-如果分包合同允许分包商代表大学获取作为政府财产的材料，则必须确保大学已获得大学与政府之间合同中规定的所有必要批准。收到后，该设备的所有权将归政府所有。
2. 接收-当分包商订购设备时，设备/材料应直接运送到分包商的地点。所有货物都应被检查，并在适用的发票上注明收货日期，以备将来参考。如果货物中有任何不符点或损坏，应立即处理。收到设备后，其所有权归政府所有，因此，与处理、保管、库存、利用和处置等有关的所有程序都将按照联邦法规进行。
3. 识别-所有分判商将获发一组大学及政府标签，由大学物业管理办公室贴在政府设备上。分包商将负责在授标时对所有已使用的和未使用的标签进行核算。这两种标签都将贴在设备的显眼位置，以免在接收设备时干扰设备的运行。如果由于设备太小而无法贴上标签，分包商将在采购订单副本上注明“无法贴上标签”。然后可以将标签贴在购买订单的副本上以供进一步参考。
4. 记录-大学将保存所有政府财产的官方财产记录。分包商的记录将被用作辅助定位记录。分包商必须保持与大学系统相同的数据（见财产控制操作程序第VI A2节）。对于拥有大量政府财产的分包商，除非政府另有授权，否则必须定期对分包商拥有的所有政府财产的记录和盘存进行现场审查。
5. 移动-未经联合国办事处财产控制部门事先书面许可，不得将政府财产从分包商的工地移走。
6. 储存-分判商管有的政府财产应易于找到和辨认，并应以确保该等财产始终受到保护的方式存放。如果设备在任何时候处于闲置状态，分包商应立即以书面形式向联合国办事处财产控制处请求处置指示。物业管理部将协调请求和最终处置。期望分包商能够迅速区分自己的财产和政府的财产是合理的。
7. 实物库存-由于库存报告必须每年提交给国家（大约在5月底到期）和政府（10月31日到期，反映截至9月30日的记录），大学要求所有分包商对所有政府财产进行库存，并每半年报告一次。这些报告将分别于3月1日和9月1日提交给联合国办事处财产控制部门。这样就有时间对所有记录进行相应的审查。在分包合同终止或完成时，将进行最后盘存，并在30天内提交，以便联索办事处财产控制协调最后处置。
8. 报告-见实物清单(G)。
9. 消耗（与制造有关）-当设备制造完成且总采购成本超过5000美元时，将立即将其添加到分包商的设备记录中，并将有关该项目的信息同时传送给联合国办事处财产控制部门。
10. 设备的使用-分包商拥有的政府财产只能用于合同目的。
11. 维护-分包商负责所有政府设备的预防性维护。如果需要进行重大维修，需要联合国办事处财产控制部门的书面批准。
12. 处理-如果分包商发现剩余财产，应报告给TK体育财产控制部门。对设备的处置和必要的记录调整作出说明。在任何政府财产被报废、以旧换新、拆成零件或转让之前，分包商必须向联合国办事处财产控制部门申请书面授权，后者将协调最终处置。此外，分包商必须立即向联合国办事处财产控制中心报告所有政府财产损失、损坏或毁坏的情况。除非收到指示，否则不得将政府财产从记录中删除。

合同财产清仓-分包商必须在分包合同完成或终止时完成最终清单。在这种情况下，联合国办事处财产管制部门将向所有政府财产的分包商发出处置指示。